Hvordan føre utlegg i eget AS

Du har gjort et kjøp på vegne av selskapet med privat kort, og må få pengene tilbake. Slik fører du utlegg i eget AS uten å skape et regnskapsrot og uten å gå glipp av MVA-fradrag. Det handler om å klassifisere bilaget riktig, dokumentere sammenhengen til virksomheten, og refundere beløpet på en sporbar måte.

Når et utlegg er reelt for selskapet

Ikke alt du har lagt ut, er nødvendigvis bedriftens kostnad. Bilaget må kunne knyttes direkte til virksomhetens drift, og kjøpet må være forretningsmessig begrunnet.

Type kjøp	Bedriftens kostnad?
Programvare brukt i jobben	Ja
Konferansebillett	Ja
Kontorrekvisita	Ja
Lunsj alene under arbeidsreise	Ofte ikke (privat)
Klær brukt både privat og jobb	Som regel privat
Bevertning av kunder	Ja, men begrenset MVA-fradrag
Hjemmekontorets internett	Delt – krever fordeling

Slik bokfører du utlegget

Det enkleste er å bokføre kostnaden mot leverandørreskontroen til deg som eier, og deretter refundere beløpet ved utbetaling fra bedriftskonto til privat konto.

Last opp kvittering eller faktura i regnskapssystemet.
Bokfør kostnaden på riktig konto med riktig MVA-kode.
Motkonto: leverandørreskontro for deg som eier (ikke bankkonto).
Ved refusjon: utbetal fra bedriftskonto og bokfør mot leverandørreskontroen.
Kontroller at reskontroen går i null etter refusjonen.

MVA-fradrag på utlegg

Hvis bedriften er MVA-registrert og kjøpet er fradragsberettiget, skal MVA-en fradragsføres på vanlig måte – også når du har lagt ut privat. Det er kvitteringen og kostnadens karakter som styrer fradraget, ikke hvilket kort som ble brukt.

25 % MVA på de fleste varer og tjenester
ingen MVA-fradrag på representasjon
forholdsmessig MVA på blandet bruk (f.eks. mobil)
import: følg skatteetaten.no

Vanlige feil

du bokfører utlegget direkte mot bankkonto som om det var betalt fra bedriftens konto
du tar med private kjøp under utleggsposten
du venter med refusjon i månedsvis så reskontroen blir uoversiktlig
du glemmer kvittering og må rekonstruere bilag i ettertid
du fradragsfører MVA på representasjon eller andre ikke-fradragsberettigede kostnader

Lag en god utleggsrutine

Med en fast rutine slipper du å huske detaljer i ettertid. Mange bruker mobilappen til regnskapssystemet til å fotografere kvittering samme dag som kjøpet.

fotografer kvittering umiddelbart
skriv kort kommentar om formålet
send til regnskapssystemet
refunder samlet én gang per måned
aldri la utleggsbeløpet bli stort nok til å påvirke privatøkonomien

Når det er lurt å få hjelp

Hvis du har mange utlegg eller flere ansatte med utlegg, lønner det seg å bruke et regnskapssystem som ReAI med god mobilapp og digital arbeidsflyt. For enkeltstående eller komplekse situasjoner kan du la regnskapsfører kvalitetssikre.

Beste neste steg

Les bokføre private utlegg i bedriften , utlegg og refusjoner til ansatte og mellomregning mellom eier og selskap . Trenger du hjelp, ta kontakt .