Det er lett å bruke hele kvelden på månedsavslutning uten å bli ferdig. En bedre start er å lete etter tre konkrete ting: betalinger uten bilag, kundeposter som ikke er forklart, og forskjeller mellom bankkontoen og regnskapet. Da bruker du tiden på avvikene som faktisk står i veien.
Arbeidsrekkefølgen passer et lite AS med oversiktlige transaksjoner. Har virksomheten lager, lån, lønn eller sammensatte oppgjør, utvider du kontrollen til disse områdene.
1. Finn betalinger som mangler en forklaring
Gå gjennom bankbevegelsene for perioden. For hver betaling bør du finne hva den gjelder, dokumentasjonen og hvilken periode den tilhører. Et kontoutskrift viser at penger er flyttet; det forklarer ikke alltid hva virksomheten kjøpte.
Samle mangler i én liste i stedet for å begynne på nytt hver gang. Bruk kolonnene dato, beløp, hva som mangler, ansvarlig og neste handling. Skriv «faktura fra leverandør» i stedet for bare «mangler bilag», slik at oppgaven er mulig å løse.
2. Kontroller åpne kundeposter
En gammel faktura kan være ubetalt, delbetalt, kreditert eller betalt uten korrekt referanse. De fire situasjonene krever ulik oppfølging. Ikke send en ny påminnelse før du har undersøkt om pengene allerede er kommet inn.
| Funn | Neste kontroll |
|---|---|
| Kunden sier at fakturaen er betalt | Finn dato, beløp og betalingsreferanse |
| Restbeløpet er lite | Undersøk delbetaling, gebyr eller feilmatching |
| Fakturaen er erstattet | Finn eventuell kreditnota og ny faktura |
| Kunden er uenig | Behold dokumentasjon på hva uenigheten gjelder |
3. Forklar forskjellen mot banken
Ta ut bankens saldo og regnskapets saldo for samme konto og dato. Hvis datoen eller kontoen er forskjellig, kan du bruke mye tid på et avvik som bare skyldes sammenligningen.
Et tenkt eksempel: Banken viser 84 000 kroner, mens regnskapet viser 85 200. Forskjellen på 1 200 kan være én manglende transaksjon, men også flere hendelser som delvis opphever hverandre. Finn dokumentasjonen før du fører en korreksjon. Ikke bruk en tilfeldig kostnadskonto bare for å få saldoene like.
Avslutt med en kort kontrollnotat
Skriv hvilke kontoer og datoer du har kontrollert, hvor underlaget ligger, og hvilke poster som fortsatt er åpne. Et notat som en annen person kan forstå er mer verdifullt enn en avkrysning uten forklaring. Altinn beskriver dokumentasjon av balansen og avstemminger.
Bruk ReAI hvis du vil utforske en samlet arbeidsflyt for fakturering, bilag og regnskap. Trenger du hjelp med avvikene du ikke klarer å forklare, kan du avklare en arbeidsdeling med Aiak der du fortsatt gjør de enkle oppgavene selv.
Fortsett med neste oppgave
Les også månedsavslutning du kan gjøre selv.
Du kan også lese om grunnleggende bokføringsoppgaver.
En tilsynelatende ubetalt faktura kan høre til en allerede mottatt samlebetaling fra kunden. Avklar koblingen før purring.