Du kan gjøre mye av forarbeidet til en mellombalanse selv hvis du kjenner selskapets regnskap. Det vanskelige er sjelden å skrive ut en rapport. Det er å sikre at alle relevante poster og vurderinger er med, og at dokumentene kan brukes til beslutningen dere planlegger.
Et AS uten registrert fravalg av revisjon kan ikke erstatte en påkrevd revisjonsberetning med egenkontroll. Før du begynner, avklar formål, balansedag og revisjonsstatus.
Trenger du egentlig mellombalanse?
Skal selskapet dele ut penger innenfor rammen av sist godkjente årsregnskap, kan tilleggsutbytte være aktuelt. Skal utdelingen bygge på nyere tall, er det ekstraordinært utbytte med mellombalanse. Les slik fører du utbytte til eier før du bestemmer arbeidsløpet.
Banken kan også be om oppdaterte regnskapsrapporter uten at den trenger en formell mellombalanse. Be om et presist dokumentkrav, slik at du ikke bestiller eller utfører unødvendig arbeid.
Dette kan du forberede selv
| Oppgave | Hva du bør ha klart | Når du bør be om hjelp |
|---|---|---|
| Samle bilag | Dokumentasjon frem til balansedagen | Bilag mangler eller gjelder flere perioder |
| Avstemme bank | Forklaring på alle forskjeller | Gamle eller uforklarte differanser |
| Kontrollere kunder | Fakturaer, betalinger og usikre krav | Kunden kan ikke betale eller kravet er omtvistet |
| Kontrollere leverandører | Fakturaer og påløpte kostnader | Store kostnader mangler i perioden |
| Lager og driftsmidler | Telling, anskaffelser og salg | Verdsettelse, ukurans eller nedskrivning er usikkert |
| Skatt og avgifter | Rapporter og avstemminger | Skatteberegning eller periodisering er uklar |
| Eiere og konsern | Avtaler og tidligere vedtak | Mellomværender, lån eller utdelinger er uklare |
ReAIs sjekkliste for å utarbeide mellombalanse går gjennom regnskapsarbeidet mer detaljert. Marker usikre poster i en egen liste i stedet for å gjette deg til en sluttføring.
Det som må være riktig før dokumentet er ferdig
Mellombalansen til ekstraordinært utbytte utarbeides og fastsettes etter reglene for årsregnskap, med nødvendige noter. Vurder skatt, periodisering, avskrivninger og nedskrivninger. Et foreløpig overskudd er ikke det samme som et beløp du lovlig kan overføre til deg selv.
Et eksempel er en kunde som skylder 100 000 kroner, men neppe kan betale. Fordringen gjør rapportert egenkapital høyere enn den bør være hvis tapet ikke er vurdert. Selv en korrekt avstemt reskontro kan derfor ha feil regnskapsmessig verdi.
Kontroll av revisjon og vedtak
Ved ekstraordinært utbytte i AS gjelder aksjeloven § 8-2 a. Balansedagen kan ligge høyst seks måneder før beslutningen. Revisjon er hovedregelen, med unntak for AS som har registrert fravalg etter § 7-6.
Generalforsamlingen fastsetter mellombalansen og vedtar utbyttet etter styrets forslag eller aksept. Dette gjelder også når du er eneste aksjonær. Bevar protokollene og den regnskapsversjonen som ble fastsatt.
Innsending er et eget trinn
Mellombalanse, noter og eventuell revisjonsberetning sendes som PDF gjennom Altinn RR-0200. Du må ha riktig tilgang og oppgi riktige datoer. Ved ekstraordinært utbytte må du kontrollere registrering og kunngjøring før betaling. En mottakskvittering er ikke tilstrekkelig.
Når bør du overlate resten til regnskapsfører?
Be om hjelp når oppstillingen, notene, skatten eller utdelingsrammen er usikker. Det gjelder særlig ved lager, tap, konsernforhold eller større eiertransaksjoner. Avtal gjerne at du samler bilag og avstemmer enkle poster, mens regnskapsfører ferdigstiller regnskapet og følger opp dokumentasjonen.
AIAK forklarer kravene og tilbyr hjelp med mellombalanse. Send en kort beskrivelse av formålet og hvor langt du har kommet, så blir det enklere å avgrense oppdraget.