I regnskap for nettbutikk må du kunne forklare veien fra ordre til bokført salg og fra bokført salg til penger i banken. Nettoutbetalingen fra Stripe, Klarna, Vipps eller en markedsplass er ikke det samme som omsetningen: gebyrer, retur, tilbakebetalinger og reservasjoner kan allerede være trukket fra.
Bygg en sporbar kjede
| Datakilde | Hva den skal forklare |
|---|---|
| Nettbutikken | Ordre, varer, frakt, rabatter, retur og kreditnota |
| Betalingsleverandøren | Belastning, gebyr, tilbakebetaling, reservasjon og utbetaling |
| Banken | Beløpet og datoen som faktisk ble innbetalt |
| Regnskapet | Bruttosalg, MVA, gebyr, fordring og oppgjør |
Bruk ordre-ID og oppgjørs-ID som faste referanser. Da kan du gå fra bankposten tilbake til oppgjøret og videre til ordrene uten å gjette.
Bokfør brutto, ikke bare netto
Et forenklet eksempel:
| Hendelse | Beløp |
|---|---|
| Salg inkludert eventuell MVA | 10 000 kr |
| Retur | -1 000 kr |
| Betalingsgebyr | -250 kr |
| Utbetalt til bank | 8 750 kr |
Hvis du bokfører 8 750 kroner som salg, forsvinner både returen og gebyret fra riktig plass i regnskapet. Bokfør salget og krediteringen mot en oppgjørskonto, bokfør gebyret som kostnad, og nullstill oppgjørskontoen når nettoutbetalingen kommer.
Lag en fast månedsavstemming
- Lås eller eksporter ordreperioden.
- Summer bruttosalg, rabatter, frakt, retur og gavekort per MVA-behandling.
- Avstem hver betalingsleverandørs bevegelser og utestående saldo.
- Match utbetalingene mot bank.
- Avstem salgskontoer og MVA-koder mot rapportert omsetning.
- Dokumenter differanser som fortsatt er åpne ved periodeslutt.
En oppgjørskonto skal normalt kunne forklares av transaksjoner som er belastet kunden, men ikke utbetalt ennå. Gamle eller negative saldoer er et signal om at retur, gebyr eller utbetaling mangler.
Skill mellom vanskelige salgstyper
- Gavekort: skill salg av verdibevis fra innløsningen og følg utestående saldo.
- Retur: bruk kreditnota og koble den til opprinnelig ordre og betaling.
- Frakt: vurder MVA-behandlingen sammen med det som leveres.
- Markedsplasser: avklar hvem som juridisk selger varen, og hvem som bare formidler betaling.
- Salg til utlandet: opprett egne salgstyper per kundetype, marked og leveranse.
Kontroller dette før du automatiserer
Automatisk import er nyttig først når datagrunnlaget er definert. Test derfor ett normalt salg, en delretur, full retur, gavekort, rabatt og en utbetaling som krysser månedsslutt. Kontroller at ordre, oppgjør, bank og hovedbok kan avstemmes i alle tilfellene.
Ikke la nettbutikkplattformen være eneste arkiv. Lagre periodiske rapporter og dokumenter hvilke felter og regler som brukes i importen.
Bygg rutinen videre med MVA for nettbutikk og digitale salg , MVA på frakt, gebyrer og utlegg og bankavstemming . For en samlet ordre-, oppgjørs- og regnskapsflyt kan du vurdere ReAI.