En feilmelding beviser ikke at ingenting ble importert. Noen løsninger avviser hele filen, mens andre tar imot gyldige linjer og rapporterer resten. Før du forsøker på nytt, må du vite hvordan systemet ditt håndterte denne importen.
Dette er særlig viktig når en liten bedrift flytter banktransaksjoner, salgsdata eller leverandørposter fra et regneark. En gjentakelse med samme fil kan gi duplikater dersom de første linjene allerede ligger i regnskapet.
Bevar filen og resultatmeldingen
Lagre originalfilen, tidspunktet for forsøket og rapporten fra systemet. Noter hvilken virksomhet og periode importen skulle gjelde. Ikke rett i eneste kopi av filen før du vet hvilke linjer som må endres.
| Det du undersøker | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Antall linjer forsøkt | Utgangspunktet for fullstendighetskontroll |
| Linjer registrert og avvist | Om importen var helt eller delvis gjennomført |
| Transaksjonsreferanser | Hvordan et nytt forsøk kan kjenne igjen tidligere linjer |
| Summer og fortegn | Om beløp er tolket riktig |
| Kontrollerbar logg | Hvordan forsøket kan forklares senere |
Bruk systemets dokumentasjon eller få leverandøren til å forklare oppførselen. Ikke anta at alle importfunksjoner i samme produkt bruker samme kontroll.
Eksempel: 80 av 100 linjer er tatt imot
Du forsøker å importere 100 transaksjoner. Rapporten viser at 80 er registrert og 20 er avvist fordi en nødvendig verdi mangler. Du retter de 20 linjene, men laster opp alle 100 igjen.
Hvis systemet ikke avviser tidligere referanser, kan 80 linjer bli registrert to ganger. Den tryggere fremgangsmåten er først å kontrollere de registrerte postene, deretter følge den dokumenterte prosessen for bare de avviste linjene eller for en kontrollert reversering og ny import.
Ikke slett bokførte poster vilkårlig for å få et nytt forsøk til å passe. Korrigering må følge reglene og systemets sporbare arbeidsmåte.
Avstem etter korrigeringen
Sammenlign antall unike transaksjoner og summer med kilden. Kontroller minst én tidligere godkjent linje, én korrigert linje og én med negativt beløp. Se også etter feil periode og referanser som har mistet ledende nuller.
En sum som stemmer, kan fortsatt skjule en linje som mangler og en annen som er dobbeltført. Bruk derfor flere kontrollpunkter, slik regnskapskontroll for gründere viser.
Gjør neste import forutsigbar
Avtal hvem som godkjenner filen og hvem som avgjør håndtering av avviste rader. Test endringer i et egnet testoppsett med ufølsomme data før ordinær bruk. Dokumenter felter, datoer, valuta og identifikatorer som importen bygger på.
Et system som ReAI bør vurderes på hvordan det håndterer avvik, ikke bare en feilfri demonstrasjon. For regnskapsrutinen, fortsett med å føre regnskap selv.
Offentlig grunnlag for sporbar dokumentasjon: Altinn om krav til bilag. Importens konkrete muligheter må kontrolleres i systemet som brukes.