Leverandøren sender faktura i EHF og en PDF-kopi til prosjektlederen. Begge kommer inn i regnskapsarbeidet, men på forskjellige måter. Hvis kopiene blir behandlet som to nye krav, kan virksomheten både bokføre og betale samme leveranse to ganger.
Målet er ikke å slette alle dokumenter som ligner. En purring, kreditnota eller ny faktura kan ha samme leverandør og beløp uten å være samme krav. Start med å identifisere dokumentet og hendelsen før du avgjør hva som skal videre til bokføring eller betaling.
Sammenhold mer enn filnavnet
PDF-navnet kan være endret av en ansatt eller et system. Bruk opplysninger fra dokumentet og leverandøren, og undersøk om den ene kopien allerede er registrert. En innkommende melding uten synlig avvik er ikke bevis på at fakturaen er ny.
| Opplysning | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Leverandør | Gjelder begge dokumenter samme juridiske leverandør? |
| Fakturanummer | Er nummeret faktisk likt, inkludert prefiks? |
| Beløp og valuta | Er det samme krav eller bare et lignende beløp? |
| Dato og leveranse | Hvilken hendelse dokumenteres? |
| Betalingsstatus | Er kravet allerede godkjent, sendt eller betalt? |
Vær særlig oppmerksom ved manuell innlegging av fakturanummer. Et mistet prefiks eller en forveksling mellom bokstav og tall kan gjøre at et enkelt duplikatsøk ikke finner sammenhengen.
Avklar hvilken kopi som bærer arbeidsflyten
Når det er bekreftet at begge dokumenter gjelder samme krav, bør én registrering være grunnlaget for videre behandling. Behold nødvendig dokumentasjon på hvorfor den andre ikke behandles som en ny faktura. Følg systemets rutine for avvisning, kobling eller korreksjon fremfor å fjerne spor vilkårlig.
Dersom begge allerede er bokført eller betalt, må rettingen vurderes ut fra det som faktisk har skjedd. Skill en intern dobbeltregistrering fra en ny faktura som leverandøren må korrigere. Ikke be om en tilfeldig kreditnota bare for å få en liste til å stemme.
Test også en faktura som bare ligner
Bruk to fiktive fakturaer fra samme leverandør med samme beløp, men forskjellige numre og leveranser. Kontroller at rutinen ikke stopper den legitime andre fakturaen uten avklaring. Et godt kontrollpunkt fanger både dobbeltbetaling og feilaktig avvisning.
Hvis saken gjelder en faktisk endring i leveransen, se rabatter, krediteringer og retur. Krav til dokumentasjonen må vurderes mot Altinns veiledning om bilag.
Ved vurdering av ReAI kan du be om å se både EHF og en e-postkopi i samme test. Undersøk hvor et mulig duplikat blir synlig, hvem som avgjør saken og hvordan betalingsstatus kontrolleres. Hvis flere allerede er betalt dobbelt, kan Aiak være relevant for å få hjelp med en ryddig gjennomgang av grunnlaget.