Hvordan avstemme bank

Å avstemme bank betyr å dokumentere at saldoen på bankkontoen i regnskapet stemmer med bankens kontoutskrift på samme dato. Samtidig undersøker du alle bevegelser som ikke er bokført, eller som er bokført med feil beløp, dato eller motkonto.

Bankavstemming er ikke bare å se at sluttsaldoene er like. To motsatte feil kan utlignes og gi samme saldo. Du må derfor også kontrollere bevegelsene og forklare eventuelle poster som fortsatt er åpne.

Dette trenger du

• kontoutskrift fra banken for hele perioden
• hovedbok eller kontospesifikasjon for hver bankkonto
• oversikt over bokførte, men ikke gjennomførte betalinger
• tilgang til fakturaer, kvitteringer og oppgjørsrapporter
• for nettbutikk eller kortsalg: rapport fra hver betalingsleverandør

Bruk kontoutskriften som uavhengig kontrollgrunnlag. En bankfeed i regnskapssystemet er nyttig, men den erstatter ikke kontrollen dersom transaksjoner kan mangle, dupliseres eller ligge på feil konto.

Bankavstemming steg for steg

1. Velg avstemmingsdato. Bruk normalt siste dag i måneden og kontroller at både bankutskrift og regnskapsrapport dekker samme periode.
2. Sammenlign inngående saldo. Den skal stemme med forrige ferdige avstemming. Hvis ikke, må den gamle differansen løses først.
3. Match innbetalingene. Koble kundebetalinger til riktig faktura. Skill mellom salg og overføringer, lån eller eierinnskudd.
4. Match utbetalingene. Finn bilag, kontroller mottaker og beløp, og undersøk doble eller ukjente trekk.
5. Kontroller bankens egne poster. Renter, gebyrer, valutakorreksjoner og kortkostnader mangler ofte bilag fra den vanlige bilagsflyten.
6. Forklar tidsforskjeller. En betaling kan være bokført før banken har gjennomført den. Noter beløp, dato og forventet oppgjør.
7. Beregn avstemt saldo. Bokført saldo korrigert for dokumenterte tidsforskjeller skal stemme med banken.
8. Lagre dokumentasjonen. Oppbevar kontoutskrift, regnskapsrapport, avstemmingsoversikt og forklaringer samlet.

Et enkelt eksempel

Plussføringen i avstemmingen betyr ikke at du skal bokføre 5 000 kroner på nytt. Den forklarer bare hvorfor bankens og regnskapets saldo er ulike akkurat på avstemmingsdatoen. Neste måned skal tidsforskjellen være borte når betalingen vises i banken.

Slik finner du en differanse

Start med beløpet, ikke med tilfeldige omposteringer:

• Er differansen nøyaktig lik én transaksjon, søk etter samme beløp i bank og hovedbok.
• Er differansen dobbelt så stor som en transaksjon, kan beløpet være bokført på feil side eller to ganger.
• Er differansen liten, kontroller gebyrer, renter, valutadifferanser og avrunding.
• Oppstår avviket midt i måneden, sammenlign løpende saldo dag for dag til første dato som ikke stemmer.
• Har du nettooppgjør fra kort eller nettbutikk, avstem oppgjørskontoen før du bokfører nettobeløpet som salg.

Ikke legg differansen på en tilfeldig kostnadskonto for å få null. Da forsvinner avviket fra avstemmingen, men feilen blir liggende i resultatet eller balansen.

Hvor ofte bør banken avstemmes

For en liten bedrift med få transaksjoner er månedlig avstemming et minimum for god styring. Ukentlig avstemming er praktisk når du har mange kjøp, kort, ansatte eller løpende nettbutikkoppgjør. Før MVA-melding, lønnskontroll og årsoppgjør bør aktuelle bankkontoer alltid være avstemt.

Altinn beskriver at bankkontoen i regnskapet skal stemme med kontoutskriften, og at dokumentasjon av balanseposter skal oppbevares som regnskapsmateriale. Det gjelder også sparekonto, valutakonto, kredittkort og betalingskontoer som har en saldo selskapet disponerer.

Faglig grunnlag

Guiden er gjennomgått mot Altinns veiledning om dokumentasjon av balansen og avstemminger. Ved gamle differanser, uklare eiertransaksjoner eller manglende dokumentasjon bør regnskapet kvalitetssikres før rapportering.

Beste neste steg

Ta bankavstemmingen inn i månedsavslutningen, rydd kortkjøp og kvitteringer og bruk avstemte tall når du leser resultat og balanse.

Når bankbeløpet gjelder flere åpne fakturaer, bruk eksemplet med samlebetaling før du behandler differansen som en ny inntekt.