Når du flytter leverandørdata, er spørsmålet ikke bare om importfilen ble godkjent. Du må vite om riktige leverandører, fakturaer og beløp kom med. En liten prøve kan avsløre feil før de blir en del av den løpende bokføringen.
Denne guiden gjelder kontroll av datagrunnlaget. Den forklarer ikke en bestemt leverandørs importformat, og den avgjør ikke den regnskapsmessige behandlingen av en faktura. Kontroller begge deler for systemet og virksomheten din.
Bestem hva du flytter
Skill mellom et leverandørregister og åpne leverandørposter. Registeret beskriver hvem leverandøren er. Åpne poster viser hvilke beløp som fortsatt skal gjøres opp. Et komplett register betyr ikke at alle ubetalte fakturaer er med, og en saldoliste er ikke nødvendigvis et dokumentarkiv.
| Del av importen | Hva du sammenligner |
|---|---|
| Leverandører | Identitet, organisasjonsnummer og eventuelle duplikater |
| Åpne fakturaer | Fakturanummer, beløp, valuta og restsaldo |
| Kreditnotaer | Om de er med og kan kobles til riktig motpart |
| Dokumentasjon | Om originalen kan finnes fra den importerte posten |
| Avvik | Hvilke rader som ble avvist, endret eller slått sammen |
Bruk en datert oversikt fra systemet du flytter fra. Noter også eventuelle betalinger som skjer mellom eksport og endelig oppstart.
Test en leverandør med mer enn én type post
Velg for eksempel én ordinær faktura, én delbetalt faktura og én kreditnota. I et illustrativt kontrollsett er postene 8 000, 3 000 i restsaldo og en kreditnota på 1 000 kroner. Summen blir 10 000. Men en sum på 10 000 beviser ikke alene at akkurat disse tre postene kom med.
Sammenlign derfor listen linje for linje. Finn fakturanummer og underlag i det nye oppsettet. Hvis restsaldoen er importert som opprinnelig fakturabeløp, kan betalingen bli fulgt opp feil selv om leverandørens navn ser riktig ut.
Unngå to parallelle betalingsgrunnlag
Avtal et tydelig skjæringstidspunkt. Skriv hvilket system som er kilde til betalinger og hvem som håndterer hendelser etter eksporten. Ikke betal samme faktura fra begge systemer fordi den fortsatt står åpen to steder.
Hvis en prøve feiler, stopp og avklar importen før du bygger videre på den. En manuell justering av totalsummen kan skjule årsaken. Behold både den opprinnelige eksporten og forklaringen på det som ble endret.
Når er du klar til å føre videre?
Du bør kunne finne dokumentasjon for utvalgte poster, forklare differansene og vise hvem som har godkjent overgangsgrunnlaget. Altinn beskriver kravene til bilag. Et systembytte gjør ikke originalgrunnlaget overflødig.
Se også årsoppgjør når du fører selv og avstemming av bank. ReAI kan vurderes som system, mens Aiak er et alternativ hvis du vil ha hjelp med deler av kontrollarbeidet.