En månedlig regnskapskontroll bør gi deg en kort liste over avvik du kan forklare og følge opp. Den trenger ikke begynne med alle kontoene samtidig. Start med bank og de hendelsene som påvirker betalinger og rapportering.
Kontroller i en fast rekkefølge
| Kontroll | Hva du sammenligner |
|---|---|
| Bank | Kontoutskrift mot bokførte bevegelser og saldo |
| Kunder | Ubetalte fakturaer mot betalinger, kreditnotaer og kjente tvister |
| Leverandører | Åpne krav mot betalinger og manglende bilag |
| Usikre føringer | Dokumentasjon og begrunnelse for valgt behandling |
| Rapportering | Avklart grunnlag før den relevante innleveringen |
En riktig banksaldo beviser ikke at alle kjøp har riktig kostnads- eller avgiftsbehandling. Kontrollen må også se på hva transaksjonene gjelder.
Eksempel: to feil skjuler hverandre
Et kjøp på 2 000 kroner mangler, mens en annen kostnad på 2 000 er bokført to ganger. Summen kan se riktig ut, men regnskapet beskriver feil hendelser.
Følg derfor et utvalg poster fra bank til dokument og fra dokument til bokføring. Kontroller også fakturanummer og leverandør. Det er vanskelig å oppdage slike feil hvis kontrollen bare består av å sammenligne totalsummer.
Gi avvik et tydelig neste steg
Noter hva som er funnet, hvilket underlag som mangler og hvem som skal avklare. Skill fakta fra antakelser. «Mangler faktura fra leverandør» er mer presist enn «annet avvik».
Ikke før et tilfeldig beløp på en mellomkonto bare for å lukke kontrollen. Hvis behandlingen er usikker, få den avklart og bevar dokumentasjon på korrigeringen. Ved MVA-spørsmål kan første MVA-melding gi oversikt over arbeidsrekkefølgen.
Bruk hjelpen der den har størst verdi
En fast gjennomgang av gjentakende avvik kan være mer nyttig enn å overlate alt. Aiak er et eksempel på regnskapsbyrå som kan vurderes når dere vil avklare arbeidsdeling og kontroll. Systemstøtte erstatter ikke forståelsen av usikre poster.
Altinn om dokumentasjon av balansen forklarer det offentlige grunnlaget ved årsavslutning. Den månedlige rutinen her er et praktisk forslag som gjør årsarbeidet lettere å forberede.
Når kontrollen gjelder en fil som ble avvist, følg arbeidsrekkefølgen før ny import.