Én kundeinnbetaling for flere fakturaer: slik fordeler du beløpet

Begynn med beløp, kunde og referanse

Finn hvilken kunde som har betalt og hvilke fakturaer kunden viser til. Et kjent navn og et omtrent riktig beløp er ikke alltid nok: samme virksomhet kan ha flere åpne krav, eller betalingen kan komme fra en tredjepart.

Bruk dokumentasjon som kan finnes igjen senere. Dersom referansen er uklar, be kunden oppgi hvilke fakturaer betalingen gjelder. Du trenger vanligvis en avklaring av betalingsinformasjonen, ikke at kunden sender hele sitt regnskap.

Eksempel: 15 000 kroner gjelder to fakturaer

I et tenkt eksempel har kunden to åpne fakturaer på 10 000 og 5 000 kroner. Kunden betaler 15 000 kroner samlet og oppgir begge numrene.

Kontroller at banken viser én betaling, mens kundeoversikten viser to oppgjorte fakturaer. Det skal ikke oppstå en tredje faktura eller en ekstra inntekt på 15 000 kroner.

Hva hvis kunden bare betaler 14 500 kroner?

Undersøk forklaringen før du bestemmer fordelingen. Kunden kan ha delbetalt, trukket fra en avtalt kreditnota eller gjort en feil. Det kan også være uenighet om deler av leveransen. Disse situasjonene trenger forskjellige handlinger.

• Ved delbetaling må riktig restbeløp fortsatt være synlig.
• Ved kreditnota må korreksjonen kobles til salgsdokumentene den gjelder.
• Ved feil betaling må det avklares hvem som følger opp differansen.
• Ved reell innsigelse må fakturagrunnlaget og uenigheten undersøkes.

Ikke gi en uavklart differanse en tilfeldig rabatt eller gebyrkode for å gjøre oversikten grønn. Kontroller også om en kreditnota allerede er brukt, slik at samme korreksjon ikke trekkes fra to ganger.

Avstem både bank og kundereskontro

Bankavstemmingen viser om bankbevegelsen er behandlet. Kundeoversikten viser hvilke krav som fortsatt står åpne. Begge må stemme med fordelingen.

Skatteetatens regnskapsveiledning forklarer behovet for dokumentasjon og kontrollspor. En kort avstemmingsforklaring med fakturanumre og beløp gjør det lettere å kontrollere fordelingen neste måned.

Korriger feil uten å lage en ny betaling

Hvis innbetalingen er koblet til feil faktura, bruk systemets dokumenterte rutine for å rette koblingen. Behold kontroll på hva som er korrigert. Ikke registrer en ekstra bankinnbetaling for å få den andre fakturaen til å fremstå betalt.

Test gjerne dette med oppdiktede kunder i en demonstrasjon: én samlebetaling, en delbetaling og en betaling med kreditnota. Se om du kan forklare både opprinnelig behandling og retting.

En fast rutine reduserer unødvendig purring

Før du sender påminnelser, undersøk om en tilsynelatende åpen faktura kan høre til en allerede mottatt samlebetaling. Med tydelig fordeling slipper kunden å bli purret på et krav den faktisk har betalt.

ReAI kan være aktuelt for systemarbeidet, og Aiak kan bistå når gamle åpne poster trenger opprydding. Start med hvilke beløp du ikke klarer å forklare, ikke bare hvor mange fakturaer som står åpne.