Du kan føre regnskap for et aksjeselskap selv, men selskapet må behandles som en egen juridisk person. Selskapets bankkonto er ikke eierens private konto, og penger til eller fra eieren må ha en dokumentert årsak. Dette skillet, sammen med årsregnskapet og aksjonærrapporteringen, gjør regnskap i AS mer formelt enn i ENK.
Alle aksjeselskap har regnskapsplikt. Brønnøysundregistrene opplyser at årsregnskapet minst skal inneholde resultatregnskap, balanse og noter. Skattemeldingen erstatter ikke årsregnskapet.
Oppgavene gjennom året
| Når | Oppgave | Kontrollspørsmål |
|---|---|---|
| Løpende | Bokfør salg, kjøp, betalinger og andre hendelser | Finnes bilag, riktig dato og forståelig beskrivelse? |
| Ukentlig eller månedlig | Avstem bank og åpne kunde- og leverandørposter | Kan hver differanse forklares? |
| Ved lønn | Beregn lønn, trekk og arbeidsgiveravgift, betal og rapporter | Stemmer lønnsslipp, bank og a-melding? |
| Hver MVA-periode | Kontroller avgiftskoder og lever mva-melding dersom selskapet er registrert | Stemmer grunnlaget med bokført salg og kjøp? |
| Ved eiertransaksjoner | Dokumenter utlegg, lån, lønn, utbytte eller kapitalendringer | Er riktig beslutning og behandling valgt før betaling? |
| Årlig | Avslutt regnskapet, lever skattemelding, årsregnskap og aksjonærregisteroppgave | Stemmer rapportene med bokføringen og selskapsdokumentene? |
En fast månedsavslutning reduserer mengden opprydding ved årsoppgjøret.
Slik håndterer du penger mellom eier og selskap
Ikke bokfør alle betalinger til eieren på samme konto. Avklar hva transaksjonen faktisk er:
- Refusjon av utlegg: eieren har betalt en dokumentert kostnad på vegne av selskapet.
- Lønn: utbetalingen behandles i lønnssystemet med trekk, arbeidsgiveravgift og a-melding.
- Utbytte: krever lovlig beslutning og tilstrekkelig utdelingsgrunnlag; det er ikke lønn for arbeid.
- Lån eller mellomregning: krever særskilt vurdering og løpende dokumentasjon. Lån fra selskapet til personlig aksjonær kan få skattemessige konsekvenser.
- Kapitalinnskudd: må skilles fra inntekt og dokumenteres i selskaps- og regnskapsmaterialet.
Bruk guiden til mellomregning mellom eier og selskap før saldoen blir gammel og vanskelig å forklare.
Årsoppgjøret begynner før årsslutt
Før regnskapsåret lukkes bør du minst kunne dokumentere:
- bank, lån og eventuelle kredittkort
- ubetalte kunde- og leverandørposter
- MVA, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift
- lønn, feriepenger og andre personalforpliktelser
- anleggsmidler, avskrivninger og eventuelt varelager
- mellomregning, aksjekapital og andre egenkapitalposter
- styre- og generalforsamlingsbeslutninger som påvirker regnskapet
Alle AS skal levere aksjonærregisteroppgave hvert år, også når det ikke har vært endringer. Altinn opplyser at fristen er 31. januar året etter inntektsåret, og at oppgaven fra juni 2026 må sendes gjennom et sluttbrukersystem. Planlegg derfor aksjonærarbeidet sammen med årsoppgjøret, ikke etterpå.
Eksempel: eieren betaler en programvarefaktura
Eieren betaler 1 250 kroner privat for et abonnement som tilhører selskapet. Selskapet bør lagre fakturaen, dokumentere formålet og bokføre kostnaden med eventuell fradragsberettiget MVA mot gjeld til eieren. Når selskapet refunderer 1 250 kroner, nullstilles gjelden. Refusjonen er da ikke en ny kostnad og ikke lønn.
Eksemplet forutsetter at kjøpet faktisk gjelder selskapet og at fakturaen oppfyller dokumentasjonskravene. Ved blandet privat bruk må fradraget vurderes særskilt.
Når du bør få kvalitetssikring
Be om faglig hjelp ved første årsoppgjør, utbytte, lån mellom selskap og aksjonær, kjøp eller salg av aksjer, konsernforhold, omorganisering, virksomhet over landegrensene eller usikker MVA-behandling. Det samme gjelder når balansen inneholder differanser du ikke kan forklare.
Du trenger ikke sette bort hele regnskapet. En praktisk arbeidsdeling er å bokføre og avstemme selv, men få gjennomgått risikopostene og årsavslutningen.
Faglig grunnlag
Guiden er gjennomgått mot Brønnøysundregistrenes oversikt over hvem som har regnskapsplikt , innholdet i årsregnskapet og Altinns veiledning om aksjonærregisteroppgaven . Vurder alltid uvanlige eller økonomisk viktige disposisjoner konkret.
Beste neste steg
Les lønn eller eieruttak , styrehonorar og lønn til eier og årsoppgjør for AS du fører selv .