Slik arkiverer du regnskapsbilag digitalt

Pappersbilag er på vei ut, og det er fullt lov å arkivere regnskapsbilag digitalt så lenge du følger noen klare krav. Riktig digital arkivering gir bedre søkbarhet, mindre fysisk plass og enklere håndtering ved kontroll. Reglene står i bokføringsloven og bokføringsforskriften, og er stort sett enkle å oppfylle med et moderne regnskapssystem.

Hovedreglene for digital oppbevaring

Bokføringsloven og bokføringsforskriften gir rom for digital arkivering, men stiller krav til at dokumentene er like fullstendige og lesbare som originalen.

Hvor lenge må bilag oppbevares

Oppbevaringstiden varierer med type dokument. For mange dokumenter er den 5 år etter regnskapsårets slutt, men noen kategorier krever lengre lagring.

• primærdokumentasjon (bilag, hovedbok): minimum 5 år
• avtaler om eiendom og leverandøravtaler av varig verdi: lenger
• lønnsdokumentasjon: minimum 5 år
• dokumentasjon av immaterielle eiendeler: i hele eietiden
• byggekontrakter: opp til 10 år for visse bransjer

Sjekk gjeldende regler på skatteetaten.no da det har vært endringer de siste årene.

Slik gjør du det i praksis

Den enkleste måten er å bruke et regnskapssystem som lagrer bilag i tilknytning til posteringen. Da har du både bilaget og bokføringen samlet, og du oppfyller kravene automatisk.

1. Skann eller fotografer bilag samme dag som mottak.
2. Last opp i regnskapssystemet med kobling til posteringen.
3. La systemet generere SAF-T-fil ved behov.
4. Sikkerhetskopier til godkjent skytjeneste.
5. Sjekk årlig at filer fra eldre perioder fortsatt kan åpnes.

Krav til papirbilag som digitaliseres

Når du skanner et papirbilag og lagrer digitalt, kan papirversjonen makuleres etter at den digitale kopien er kontrollert lesbar. Husk å:

• skanne i god kvalitet (min. 300 dpi)
• lagre i åpent format (PDF/A er anbefalt)
• inkludere alle sider av flersides bilag
• bevare originalen i 3,5 måneder etter skanning hvis bilaget ikke er sendt elektronisk

Vanlige feil

• du laster opp lavoppløselige bilder som ikke kan leses ved kontroll
• du arkiverer bilag i ulike systemer uten oversikt
• du sletter papirbilag før den digitale kopien er bekreftet lesbar
• du bruker skytjenester uten å sjekke at dataene lagres innenfor EØS
• du har ikke testet eksport av bilag fra systemet

Hvis du må bytte regnskapssystem

Når du skifter system, må alle bilag fra gammelt system overføres eller arkiveres separat slik at de fortsatt er tilgjengelige i hele oppbevaringsperioden. SAF-T-eksport fra det gamle systemet er ofte den ryddigste løsningen.

Når det er lurt å få hjelp

Hvis bedriften har stort bilagsvolum eller har samlet bilag på ulike steder over flere år, kan en regnskapsfører hjelpe deg å samle og kvalitetssikre arkivet. Et moderne system som ReAI håndterer digital arkivering automatisk.

Beste neste steg

Les slik holder du orden i bilag og dokumentasjon , slik setter du opp en enkel rutine for bilag og hva du må ha på plass før du fører regnskapet selv . Trenger du hjelp, ta kontakt .