Når du er eier og eneste i selskapet, må du attestere egne bilag – det er ingen andre å sende til. Det er fullt lov, men du må gjøre det med rutiner som viser at bilagene er reelle, korrekt klassifisert og dokumentert. God regnskapsskikk handler ikke om at noen andre signerer, men at sporbarheten er på plass.

Hva attestering egentlig er

Attestering er bekreftelsen på at en kostnad er gyldig, knyttet til virksomheten og at den skal bokføres. I et stort selskap deles dette i flere trinn (rekvisisjon, attestasjon, anvisning), men i et lite AS gjør eier eller daglig leder alt selv.

TrinnHva det innebærerVanlig i lite AS
RekvisisjonBestilling/godkjenning av kjøpetDu gjør selv
AttestasjonBekreftelse på at varen/tjenesten er mottattDu gjør selv
AnvisningGodkjenning for utbetalingDu gjør selv
BokføringSelve føringen i regnskapDu eller regnskapsfører

Slik gjør du det forsvarlig

Selv om du gjør alt selv, kan du bygge inn kontroll i prosessen. Hovedmålet er at noen andre kan etterprøve hva som er gjort og hvorfor.

  1. Bruk et regnskapssystem med digital arbeidsflyt for bilag.
  2. Last opp bilaget umiddelbart med kvittering eller faktura.
  3. Skriv en kort kommentar som forklarer formålet med kjøpet.
  4. Klassifiser kostnaden riktig (konto og MVA-kode).
  5. Marker som godkjent og send til bokføring.
  6. La transaksjonen logges med dato og bruker.

Hva du må dokumentere ekstra nøye

Visse typer bilag krever mer dokumentasjon fordi de ofte sees på som risiko ved kontroll. Vær særlig nøye med disse:

  • representasjonsbilag (begrenset fradrag)
  • bevertning og julebord
  • reisebilag og diett
  • gaver og julepresanger
  • hjemmekontorrelaterte kjøp

Reglene står i bokføringsforskriften og hos skatteetaten.no .

Skap sporbarhet selv om du gjør alt

Sporbarhet kommer ikke fra at to personer signerer – den kommer fra at handlingen kan rekonstrueres etterpå. Et godt system gir deg:

  • automatisk loggføring av hvem som la inn bilaget
  • tidsstempel på opplasting og godkjenning
  • digital lagring som tilfredsstiller arkivkravene
  • søkbarhet på leverandør, beløp og periode

Vanlige feil

  • du laster opp bilag uten kommentar eller forklaring
  • du attesterer bilag flere uker etter mottak
  • du blander private og bedriftens kjøp og må gjøre vurderingen i ettertid
  • du har ingen logg på hvem som har gjort hva

Når det er lurt å få hjelp

Hvis bedriften vokser og du får ansatte eller styremedlemmer, bør attestasjonsrutinen formaliseres. En regnskapsfører eller AIAK kan hjelpe deg å sette opp en god rutine, og et moderne system som ReAI støtter rollebasert attestering når dere blir flere.

Beste neste steg

Les slik setter du opp en enkel rutine for bilag , slik holder du orden i bilag og dokumentasjon og vanlige bokføringsfeil i små bedrifter . Trenger du hjelp, ta kontakt .