Finn svaret du trenger
Begynn med det bedriften faktisk gjør
Skriv ned foretaksform, kundetyper, omtrentlige bilagsvolum og hvem som skal føre. Et ENK som fakturerer fem kunder i måneden har andre behov enn en nettbutikk med daglige oppgjør og returer. Lønn, varelager, utenlandshandel og prosjektarbeid kan endre valget vesentlig.
| Situasjonen din | Oppgaven du bør demonstrere |
|---|---|
| Konsulent med norske bedriftskunder | Faktura med referanse, levering og betalingsoppfølging |
| Nettbutikk med flere betalingskanaler | Avstemming av oppgjør, gebyr og tilbakebetaling |
| ENK med utlegg og få kunder | Skille privat betaling fra virksomhetens kjøp |
| AS med ansatte | Avklare lønn, tilgang og hvem som følger opp fristene |
| Du vil føre deler selv | Samarbeid med regnskapsfører om kontroller og avslutning |
Start med dagens behov og ett konkret behov du forventer det neste året. Du trenger ikke kjøpe alle moduler med en gang, men et nødvendig tillegg bør ikke komme som en overraskelse etter oppstart.
Prøve 1: Lag en faktura som kunden kan bruke
Bruk en oppdiktet kunde i en demonstrasjon eller et testmiljø. Legg inn det du faktisk trenger: beskrivelse av leveransen, kundereferanse, betalingsfrist og aktuell sendekanal. Ikke send testfakturaer til virkelige kunder eller bland dem med ordinære salgsdokumenter.
Se hvordan systemet holder orden på fakturanummer og dokumenthistorikk. Hvis kunden krever EHF, be om å få vist mottakeroppslag, sending og hvordan en avvist levering blir synlig. En PDF på e-post og en strukturert EHF-faktura er ulike leveranser.
Altinns oversikt over fakturakrav er nyttig som kontrollgrunnlag. Spør også hva én sending koster, og om gjeldende abonnement dekker kundetypene dine.
Prøve 2: Finn igjen et kjøp og dokumentasjonen
Legg inn en oppdiktet kvittering eller faktura. Undersøk hvordan dokumentet knyttes til føringen, og hvordan du åpner originalen når du senere kontrollerer beløpet. En tekst som er lest automatisk må fortsatt kunne kontrolleres mot dokumentet.
Prøv et avvik: feil dato, manglende vedlegg eller et kjøp du betalte privat. Kan du se hva som trenger avklaring før føringen ferdigstilles? Det er denne oversikten som gjør det mulig å føre selv uten at løse oppgaver forsvinner i innboksen.
Prøve 3: Forklar én innbetaling
Be om en gjennomgang fra sendt faktura til registrert betaling. Ta deretter et vanskeligere tilfelle: kunden betaler bare en del av beløpet, eller betaler to fakturaer samlet.
| Testbetaling | Det du skal kunne se etterpå |
|---|---|
| Faktura på 10 000 kr betales fullt | Betalingen gjelder riktig faktura, og kravet er oppgjort |
| Kunden betaler 6 000 av 10 000 kr | Restbeløpet på 4 000 kr er fortsatt synlig |
| Kunden betaler 15 000 kr for to fakturaer | Én bankbevegelse er fordelt på riktige åpne poster |
| Beløpet har uklar referanse | Betalingen står til avklaring fremfor å bli gjettet inn |
Se vår guide til samlebetaling for flere fakturaer for et detaljert eksempel. Dersom bankkobling er viktig, få bekreftet støtte for banken og kontotypen din, pris og hvilke handlinger koblingen faktisk utfører.
Prøve 4: Avslutt en testmåned
Undersøk hvordan du oppdager manglende bilag, uavklarte bankposter og forfalte kundefakturaer. Be deretter om å få vist rapportene og tilgangen regnskapsføreren trenger. Spør hvem som gjør kontrollene og innleveringene i akkurat din løsning.
Ikke vurder rapportering bare ut fra en knapp som heter «send». Du må forstå hva som kontrolleres før innsending, hvilken periode rapporten gjelder, og hvordan en senere retting håndteres. Lønn og årsoppgjør kan ha egne moduler og egne arbeidsprosesser.
Sammenlign ett år med samme forutsetninger
Bruk samme volum når du ber om pris. Ta med abonnement, fakturasending, bankkobling, lønn, ekstra brukere, årsoppgjør og eventuell bistand. Be om å få skilt inkluderte funksjoner fra tillegg.
Lag også et tidsanslag fra testene. Hvis du bruker 30 minutter mer i uken i ett alternativ, blir det omtrent 26 timer i året. Det er et regneeksempel, ikke et løfte om besparelse. Vurder hvor mye den tidsforskjellen betyr for deg sammen med abonnementet og kvaliteten på kontrollene.
Altinn om valg av regnskapssystem beskriver de grunnleggende forventningene til et oversiktlig system. Bruk kravene som et minimum, og test deretter din egen arbeidshverdag.
Avklar eksport og oppstart før du bestemmer deg
Spør hva du kan eksportere, hvordan dokumentasjonen følger med, og hvilken tilgang du beholder hvis abonnementet avsluttes. En SAF-T-fil er ikke alene en full plan for flytting av bilag, vedlegg, åpne poster og historikk.
Ved systembytte trenger du en avtalt overgangsdato og kontroll av inngående saldoer. Det er ikke et generelt krav å vente til nyttår, men overgangen må planlegges slik at perioder og ansvar er tydelige.
Vil du gjøre regnskapet selv, kan du vurdere ReAI med de fire prøvene som sjekkliste. Trenger du noen til å kvalitetssikre oppstarten eller ta enkelte oppgaver, avklar arbeidsdelingen med Aiak. Bestem først hva du vil gjøre selv; velg deretter system og hjelp som passer den planen.