Du kan føre regnskapet selv i både aksjeselskap og enkeltpersonforetak. Det avgjørende er ikke hvem som bokfører, men om regnskapet er fullstendig, dokumentert og levert innen fristene. Et regnskapssystem kan foreslå konto og MVA-kode, men du er fortsatt ansvarlig for at grunnlaget er riktig.
Denne sjekklisten passer best for en liten norsk bedrift med oversiktlige kjøp og salg. Har du ansatte, import, lager, kontantsalg, flere eiere eller virksomhet som er helt eller delvis unntatt MVA, trenger du flere kontroller enn grunnoppsettet nedenfor.
Sjekkliste før første bilag
| Område | Dette bør være på plass | Slik kontrollerer du det |
|---|---|---|
| Bedriftskonto | En konto som brukes til bedriftens inn- og utbetalinger | Første banksaldo stemmer med regnskapet |
| Regnskapssystem | Faktura, bilag, bankavstemming og aktuell rapportering | Du kan hente ut resultat, balanse og åpne poster |
| Bilagsmottak | Én fast kanal for fakturaer og kvitteringer | Hvert kjøp kan kobles til et lesbart bilag |
| Salgsrutine | Sammenhengende fakturanumre, kundedata og betalingsvilkår | Salg kan spores fra faktura til bank |
| Kontoplan og MVA | Kontoer og avgiftskoder tilpasset det bedriften faktisk gjør | Et testkjøp og testsalg gir forventet rapport |
| Fristkalender | MVA, a-melding, skatt og årsavslutning som gjelder din bedrift | Oppgave, ansvarlig og intern frist er angitt |
| Tilganger | Riktige roller i bank, Altinn og system | En reserveperson kan overta ved fravær |
Skatteetaten anbefaler gode rutiner for inntekter, kostnader, dokumentasjon og løpende regnskap. Start derfor med den faktiske pengestrømmen i bedriften, ikke en standard kontoplan du ikke forstår.
Skill AS og ENK fra starten
I et AS er selskapet en egen juridisk person. Betaler du noe privat for selskapet, eller bruker selskapets penger privat, må transaksjonen dokumenteres og behandles korrekt som for eksempel utlegg, lønn, utbytte eller mellomregning. Et privat uttak er ikke en fri måte å ta penger ut av et AS på.
I et ENK er du og foretaket samme juridiske person, men regnskapet må likevel skille næring fra privat. Bruk en egen konto og bokfør privatuttak som uttak, ikke som kostnad. Det gjør både skattemeldingen og kontrollen av fradrag enklere.
Les den mer detaljerte forskjellen i regnskap for aksjeselskap og regnskap for enkeltpersonforetak.
Lag en rytme du faktisk kan følge
En enkel arbeidsfordeling kan se slik ut:
- Ukentlig: hent bilag, send fakturaer, koble bankposter og følg opp mangler.
- Månedlig: avstem bank, kunder og leverandører, vurder periodiseringer og les resultat og balanse.
- Ved rapporteringsfrist: avstem aktuelle MVA- eller lønnskontoer mot grunnlaget før innsending.
- Kvartalsvis: gjennomgå uvanlige poster, gamle fordringer, eiertransaksjoner og tilgangene i systemene.
- Før årsslutt: avklar lager, anleggsmidler, lån, feriepengegjeld og dokumentasjon som krever en egen vurdering.
Sett en intern frist noen dager før den offentlige fristen. Da blir manglende kvitteringer et vanlig avvik som kan løses, ikke en hastesak på leveringsdagen. Bruk gjerne regnskapshjulet for bedriften som utgangspunkt.
Gjør en testmåned før du skalerer
Før én representativ måned helt ferdig. Velg en måned med et normalt salg, en kreditnota eller retur, et innenlandsk kjøp, et utlegg og eventuelle utenlandskjøp. Kontroller deretter:
- at bankens sluttsaldo stemmer med bokført bank
- at kunde- og leverandørposter forklarer det som ikke er betalt
- at hvert bokført beløp har dokumentasjon og en forståelig beskrivelse
- at MVA-rapporten kan forklares ut fra salg og kjøp
- at resultat og balanse gir mening sammenlignet med driften
Hvis du ikke kan forklare en saldo uten å åpne flere tilfeldige regneark eller e-poster, er rutinen ikke ferdig. Slik avstemmer du banken viser kontrollen steg for steg.
Når bør du få hjelp
Få oppsettet kontrollert før du fortsetter hvis du er usikker på MVA-plikt, har kjøp eller salg over landegrensene, tar ut penger fra eget AS, har ansatte eller skal levere årsoppgjør du ikke har gjort før. Du kan fortsatt gjøre den løpende jobben selv og kjøpe hjelp til avgrensede vurderinger.
Stopp også når en differanse ikke kan forklares. Å føre et motbeløp bare for å få rapporten til å stemme skjuler årsaken og svekker kontrollsporet.
Faglig grunnlag
Guiden er gjennomgått mot Skatteetatens råd om gode rutiner for daglig drift og Altinns forklaring av dokumentasjon og avstemminger. Offentlige regler og frister kan endres; kontroller den konkrete saken mot oppdatert veiledning.
Beste neste steg
Sett opp en enkel rutine for bilag, gjennomfør sjekklisten for første måned og bestem hvilke rapporter du bør følge hver måned.