Den første måneden med eget regnskap bør ende med at du kan forklare hva som er bokført, hva som mangler, og hvilke oppgaver som krever hjelp. Målet er ikke flest mulig automatisk behandlede bilag, men en rutine du forstår og kan gjenta.
Før første bilag
Velg hvor fakturaer, kvitteringer og andre vedlegg skal samles. Avklar hvem som har tilgang, og hvem som skal kontrollere spørsmål du ikke kan svare på selv.
Ved overgang fra et annet system må du ha et avtalt startpunkt. Åpningsbalanse og åpne kunde- og leverandørposter må henge sammen med avslutningen i det gamle systemet. Et nytt abonnement betyr ikke at historikken kan ignoreres.
En enkel plan for måneden
| Tidspunkt | Oppgave | Hva du bør sitte igjen med |
|---|---|---|
| Før oppstart | Avklar startdato, historikk, bank og roller | En kort oversikt over hvem som gjør hva |
| Løpende | Samle og behandle salg, kjøp og utlegg | Bilag som kan kobles til hver transaksjon |
| Hver uke | Se etter manglende bilag og ukjente innbetalinger | En avviksliste med ansvarlig og neste steg |
| Ved månedsslutt | Avstem bank, kunder og leverandører | Forklarte saldoer og kjente åpne poster |
| Etter kontroll | Les resultat og balanse | En forståelig oppsummering av måneden |
Tidspunktene er et forslag til arbeidsrutine, ikke frister for MVA, lønn eller andre pliktige leveranser. Legg relevante rapporteringsfrister i en egen kalender.
Eksempel: banken og regnskapet viser ulike beløp
Du har bokført 15 250 kroner på bankkontoen, mens bankutskriften viser 14 870 kroner. Differansen er 380 kroner. I bankutskriften finner du et gebyr som mangler i regnskapet.
Kontroller gebyrgrunnlaget og bokfør det på riktig konto. Etter korrigeringen skal bankkontoen i regnskapet vise 14 870 kroner. Ikke før et uspesifisert «avstemmingsavvik» bare fordi beløpet er lite.
Hvis differansen gjelder en kundeinnbetaling eller et kortoppgjør, må du undersøke fakturaen eller oppgjørsrapporten. Samme beløp betyr ikke alltid samme forklaring. Ampo har to eksempler på avstemming av kasse og bank hvis du trenger å skille disse kontrollene.
Sjekk mer enn bankkontoen
- Finnes det fakturaer som står åpne selv om kunden har betalt?
- Har du betalt en leverandørfaktura som fortsatt står ubetalt i regnskapet?
- Er private kjøp eller overføringer vurdert ut fra selskapsformen?
- Mangler du grunnlag for avgiftsbehandlingen av et kjøp?
- Har du bokført et forskudd eller et lån som om det var salgsinntekt?
Skriv ned spørsmålet og bilagsreferansen når noe er uklart. Det gjør faglig hjelp mer effektiv enn å sende en hel mappe uten forklaring.
Velg hva du gjør selv
ReAI samler fakturering og regnskapsarbeid. Start med de arbeidsoppgavene du behersker, og kontroller forslagene fra systemet.
Hvis du vil føre løpende selv, men trenger hjelp til kontroll og vanskelige vurderinger, kan du avtale regnskapshjelp med Aiak. Avklar oppgaver og omfang på forhånd; kontroll er ikke automatisk inkludert bare fordi du bruker et bestemt system.
Før du går videre til neste måned
Gå gjennom månedsavslutning du kan gjøre selv og vanlige feil når gründere fører regnskapet selv. Behold avvikslisten også når rapporten ser riktig ut: et uavklart spørsmål forsvinner ikke når kalenderen skifter måned.